學校篇
交大國際處在六月底會舉行出國的行前說明會，會議中會提到交換生應盡的義務（心得、影片）和認識去同個國家交換的同學，會後也會整理好重點寄信到你的信箱。除此之外，國際處要求交換生在出國前完成線上資料登錄，且有獲得獎學金的受獎學生必須把特定的文件（下圖的8–11項，最晚在出發前兩週）送到浩然圖書館那棟樓上的國際事務處。
大部分的文件都可以在網路上處理好並掃描成電子檔案上傳，唯獨擬修課清單需要所長、指導教授和所辦的簽章。學校規定研究所交換生必須修習至少兩門符合自己領域的專業課程，因此必須通過所長和指導教授的認證簽名，所辦才會蓋章通過，請記得跑的程序是有先後順序的。
文件中的2、5和8項是要另外處理的部分
- 簽證：這我就不贅述了，留學簽證不是免簽，記得去日台交流協會查需要的資料（尤其我在申請的過程剛好遇到全台簽證大塞車的鬼故事，大家還一起到謝長廷大使的粉專上留言請願（本人甚至寫信到外交部民眾陳情網站哈哈，這個過程也是獲得了許多好友的幫助），還好後來都順利解決了…）
- 機票：我在8/3收到KIT國際交換生宿舍的信，信中寫到交換生只能在9/24或9/25搬入宿舍，由於當時還牽扯到受付濟証的問題，因此原先設定在開學（9/27)前一週就飛去日本的計畫順勢改成9/24出發，當天入住宿舍。確定了出發日期後我買了星宇航空直飛關西國際機場的超值機票，雖然說選擇航空是看個人的喜好，不過在還沒完全解封的情況下，已經聽到不少訂虎航或是樂桃等廉航班機在出發前幾天臨時被取消的例子，選擇貴一點的還是稍微有保障一些。
- 保險：學校要求的保險不限種類，只要有海外急難救助並涵蓋整個交換時程即可。聽過最客家的做法是使用買機票時信用卡付的旅平險（這個只有涵蓋搭飛機的時段），到日本當地再保日本政府規定的國民健保，但也不能確定是否落地第一天就可以完成保險辦理，風險較高。
我選擇的是國泰產險的旅遊平安險180天（最多就是180天，留學險的主約我打電話確認後和旅平險是一樣的，差別只在於配合贈送的活動不一樣。原先我想保留學險，結果發現送的漫遊是遠傳的，而且還沒有配合日本地區，因此改保旅平險加購588元的中華電信6天漫遊吃到飽。），保險金給付額選擇1000萬（據說選擇500萬以上比較有保障），因為是台灣人所以可以直接線上申辦，外國人如果要保的話請記得到臨櫃辦理。交大國際處也提到校園內有配合的華南產險業務專員，可以直接聯絡他們。
個人篇
除了上述文件之外，請記得寫信向未來的指導教授打聲招呼、準備赴日的伴手禮、個人常備藥品和個人出國登錄。
- 寫信給日方的指導教授：在申請時，日方學校會先調查你有興趣的領域和教授，並在寄發錄取信時告知你未來的指導教授。我在出發前一週內寄了信，很幸運的是隔天就收到水野大二郎老師的回覆，我認為信中需要具備的有自我介紹、希望參與的研究，以及禮貌用詞，我的信件如下：
- 準備赴日的伴手禮：透過網路和與日本友人們聊天的多方調查下（有幾篇我覺得很有意思，像是山崎兄妹和Ru醬），我買了三盒等等的籤詩茶包（據說送整盒綠茶不太吉利，因為日本喪禮上會送，不過綜合茶包好像沒有這個禁忌）、兩盒微熱山丘土鳳梨酥和一包糖村牛軋糖。
- 個人常備藥品：個人在過年期間容易發生一兩次的急性尋麻疹，所以我在出發前到家裡附近的皮膚科自費拿抗組織胺，只要跟櫃台和醫生說明情況即可。皮膚科醫師幫我開兩週的藥，還順口問我要去哪裡交換，一聽到日本還說：好好喔～我也好想去日本🇯🇵（笑
- 個人出國登錄（應該是所有學校都有的規定）：出國前請記得到外交部領事事務局登錄個人資料，不只可以在網頁上登記，更方便的是加入line就可以登錄了～
- 10/23更新：印章要不要刻？以KIT為例，完全不需要，所有文件都可以用簽名解決！
